E-İrsaliye Nedir? Nasıl Başvurulur?

E-irsaliye, mal sevkiyatı sırasında kullanılan kağıt irsaliyenin elektronik ortamda düzenlenmiş halidir. Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen e-belge sistemi kapsamında yer alır. E-irsaliye, taşıma sırasında malın kim tarafından taşındığını, miktarını, teslim alınacağı ve teslim edileceği yerleri gösteren yasal bir belgedir. Fiziksel irsaliyenin dijital versiyonu olarak güvenli ve hızlı bir çözüm sunar, ayrıca kağıt kullanımını ortadan kaldırarak iş süreçlerini daha çevre dostu ve verimli hale getirir.

E-İrsaliye’nin Avantajları

E-irsaliye sistemi, işletmelere birçok avantaj sunar:

Kolay İzleme ve Arşivleme: Elektronik ortamda düzenlendiği için e-irsaliyeler kolayca saklanır ve gerektiğinde hızlı bir şekilde bulunabilir. Bu da maliyetleri azaltır ve operasyonel süreçleri hızlandırır.
Güvenlik ve Doğruluk: Kağıt irsaliyeye kıyasla e-irsaliyede hata yapma olasılığı daha düşüktür. Ayrıca belgeler, elektronik ortamda düzenlendiği için değiştirilemez ve güvenlidir.
Çevre Dostu: E-irsaliye kullanımı, kağıt tüketimini azaltır ve dolayısıyla çevreye katkı sağlar.
Zaman Tasarrufu: Belge oluşturma, gönderme ve teslim alma süreçleri hızlanır. Bu da iş süreçlerini daha verimli hale getirir.
Maliyet Avantajı: Kağıt, baskı, posta ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar.

E-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?

E-irsaliye uygulaması, belirli ciro limitlerinin üzerinde olan mükellefler için zorunludur. 2024 yılı itibarıyla 25 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatına sahip mükelleflerin e-irsaliye sistemine geçiş yapması zorunludur. Bununla birlikte, diğer işletmeler de gönüllü olarak bu sisteme geçiş yapabilirler.

E-İrsaliye Nasıl Başvurulur?

E-irsaliye sistemine geçiş yapmak isteyen mükelleflerin, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen adımları izlemeleri gerekir. İşte e-irsaliye başvuru süreci:

1. GİB Portalına Başvuru

E-irsaliye kullanmak isteyen mükellefler, öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web sitesi üzerinden başvuru yapmalıdır. Başvuru için gerekli belgeler şunlardır:

Mali mühür ya da elektronik imza,
E-irsaliye kullanımı için gerekli olan teknik altyapının hazırlanması.

2. Mali Mühür veya Elektronik İmza Temini

E-irsaliye kullanabilmek için işletmelerin mali mühür sahibi olması gerekir. Mali mühür, TÜBİTAK tarafından sağlanır ve belge güvenliğini sağlar. Başvurusu olmayan mükelleflerin, mali mühür için TÜBİTAK üzerinden başvuru yapmaları gerekmektedir.

3. E-Fatura Kullanıcısı Olma Zorunluluğu

E-irsaliye başvurusunda bulunabilmek için mükellefin e-fatura kullanıcısı olması şarttır. Eğer mükellef henüz e-fatura kullanıcısı değilse, önce e-fatura başvurusu yapmalı ve ardından e-irsaliye sistemine geçmelidir.

4. Entegrasyon Yöntemleri

E-irsaliye sistemine geçiş yapmak isteyen mükellefler için üç farklı entegrasyon yöntemi bulunmaktadır:

GİB Portalı Üzerinden Kullanım: Küçük işletmeler için uygun bir yöntemdir. GİB’in sunduğu portal üzerinden e-irsaliye düzenlenip gönderilebilir.
Özel Entegratör Kullanımı: Büyük ölçekli firmalar için daha uygun olan bu yöntemde, işletmeler üçüncü taraf bir yazılım firmasıyla anlaşarak e-irsaliye süreçlerini bu firmalar aracılığıyla yönetir.
Doğrudan Entegrasyon: Kendi sistemini GİB’e entegre edebilecek teknik kapasiteye sahip büyük firmalar, doğrudan entegrasyon yöntemiyle e-irsaliye kullanabilirler.

5. Başvuru Sonrası Süreç

Başvuru ve entegrasyon işlemleri tamamlandıktan sonra, mükellefler e-irsaliye sistemini aktif olarak kullanmaya başlayabilirler. İlk e-irsaliyenin düzenlenmesi ve alıcısına gönderilmesiyle süreç resmen başlar.